Cómo reducir el quiebre de stock con un pronóstico de demanda

Pocas cosas frustran más a un equipo comercial que tener el cliente, tener el pedido y no tener el producto. El quiebre de stock no solo hace perder esa venta: muchas veces el cliente compra otra marca y no vuelve.

Lo contrario también cuesta: productos que se acumulan en el depósito, capital inmovilizado y, en productos perecederos, mercadería que se vence.

El origen de ambos problemas suele ser el mismo: las compras se planifican mirando el pasado, no lo que va a pasar.

Cómo medir el quiebre de stock

Antes de reducirlo, hay que medirlo. Dos indicadores simples:

Tasa de quiebre: porcentaje de productos sin stock en un momento dado, o porcentaje de días en que cada producto estuvo sin stock.

Nivel de servicio (fill rate): unidades entregadas ÷ unidades pedidas. Mide cuánto de lo que pidieron los clientes pudiste entregar.

Conviene seguirlos por producto, categoría y depósito, y priorizar los productos que más venden: un quiebre en el producto estrella cuesta mucho más que en uno de baja rotación.

Por qué los promedios no alcanzan

La forma más común de planificar compras es mirar el promedio de ventas de los últimos meses y reponer en base a eso. Funciona para productos con venta estable, pero falla justo cuando más importa:

• Estacionalidad: las ventas de verano no se parecen a las de invierno.
• Promociones: una promoción puede duplicar la venta de un producto durante dos semanas.
• Tendencias: un producto que crece todos los meses queda siempre corto si se planifica con el promedio.
• Eventos: feriados, fechas especiales, cambios de precio.

Qué hace un pronóstico de demanda

Un modelo de pronóstico de demanda aprende de la historia de ventas, pero no se limita a promediarla. Tiene en cuenta la estacionalidad, la tendencia, el efecto de las promociones y otros factores, y proyecta cuánto se va a vender de cada producto en las próximas semanas.

Con ese pronóstico, el stock actual y el tiempo de reposición de cada proveedor, se puede calcular:

• Días de cobertura: cuántos días alcanza el stock actual con la demanda esperada.
• Riesgo de quiebre: qué productos se van a quedar sin stock antes de que llegue la próxima reposición.
• Compra sugerida: cuánto pedir de cada producto para cubrir la demanda sin acumular de más.

Cómo medir si el pronóstico es bueno

Un pronóstico nunca es perfecto, pero tiene que ser mejor que la alternativa. Una medida habitual es el error porcentual absoluto medio (MAPE): el promedio de las diferencias entre lo pronosticado y lo vendido, en porcentaje. Lo importante es comparar ese error contra el del método actual, por ejemplo el promedio de los últimos tres meses.

Cómo empezar

1. Revisá la calidad del historial. Las ventas perdidas por quiebre no aparecen en las ventas: si un producto estuvo sin stock dos semanas, su historial subestima la demanda real. Hay que identificar esos períodos.
2. Empezá por las categorías más importantes, no por todo el catálogo.
3. Integrá el pronóstico en la rutina de compras, con un tablero de reposición semanal que el equipo use para decidir.
4. Medí los resultados con los mismos indicadores de quiebre y nivel de servicio, antes y después.

En uno de nuestros proyectos con una distribuidora, el pronóstico de demanda permitió reducir un 12% los quiebres de stock. Podés ver cómo se ve un tablero así en nuestro ejemplo de pronóstico de demanda, con datos ficticios.